- Motivação para a Gestão de Processos de Negócio
- Definição de Processos de Negócio
- Elementos dos Processos
- Características dos Processos
- O que é BPM
- Fatores Críticos de Sucesso para implantar BPM
Benefícios esperados do BPM
Para que serve a Gestão de Processos de Negócios-BPM
Mercado Globalizado > Competitividade da empresa Capacidade de resposta a mudanças = Redução de custo, Redução de tempo de acesso no mercado,Redução de desperdícios ,Aumento da rentabilidade....
Razões de Interesse pelo BPM
n A evolução das estruturas de mercado resultante da globalização.
n Controle da complexidade em grandes corporações e em cadeias de suprimento.
n Responsabilidade Social e Governança Corporativa.
n A evolução das TI’s como fator de difusão do BPM.
O problema das organizações na Gestão do seu conhecimento
Como funciona a organização e como posso fazê-la funcionar melhor?
Que sistemas desenvolver/contratar e para que?
Gostaria de automatizar o controle dos meus processos mas não sei por onde começar.
O que são processos de negócios
Uma série de passos repetitíveis adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.”
“DNA da Corporação”
Processos Genéricos e Processos únicos /específicos
Porque processos de negócios ?
n Processos de Negócios são aqueles voltados para a realização de operações com clientes, parceiros e fornecedores.
n Devem ser executados de forma bem objetiva e clara, seguindo as regras de negócio da organização.
n Devem ser compreendidos e adotados por todos que lidam com os negócios da corporação.
Importância dos Processos de Negócio
n Lider - Sob processos que apresentam problemas, o líder não tem veículos para implementar sua visão.
n Equipe - Processos ruins irão alijar as pessoas da sua máxima contribuição e acabarão por fazê-los ir embora para trabalhar em outras empresas.
n Cliente - A cultura da empresa não vai compensar processos ineficazes ou ineficientes.
n Sistemas ERP’s - Sistemas serão tão bons e efetivos quanto os processos de negócio aos quais eles dão suporte.
n Boa Estrutura Organizacional- O trabalho não é executado pela estrutura e sim pelos processos que fluem através dela.
Visão Sistêmica da Organização e os Processos
Processo e a Estrutura Organizacional
ATRAVÉS DAS FUNÇÕES
OTIMIZAÇÃO FUNCIONAL
OTIMIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO COMO UM TODO
• NÃO MOSTRA COMO O VALOR É AGREGADO
• FUNÇÕES MAIS IMPORTANTES QUE CLIENTES
• RESPONSABILIDADES SE PERDEM NAS INTERFACES
A abordagem de Processo cruza as funções para focalizar o cliente - O “Ótimo” de um sistema é diferente as soma dos “ótimos” das partes que o compõem, vistas isoladamente. (Clientes)
A Visão por Processos nas Organizações
Organização
Marketing Compras Armazenamento Vendas Distrubuição
Desenvolvimento de Produtos
Geração e processamento de pedidos.........................
Atendimento aos clientes e fornecedores.............................................................................................
n Foco no cliente, produto e fluxo de trabalho;
n Permite ver a forma como o trabalho realmente é feito por processos que cortam as fronteiras organizacionais;
n Mostrar os relacionamentos internos entre cliente fornecedor, por meio dos quais são produzidos produtos e serviços.
Benefícios da Gestão por Processos
n Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior autonomia e compartilhamento de responsabilidade;
n Sistema gerencial descentralizado estimulando a cooperação e comunicação direta;
n Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados pelos resultados da equipe (fim do individualismo);
n As decisões são baseadas nas necessidades dos clientes;
Quebra do paradigma da visão por função, passando para a visão do todo.
Processo de Negócio
Cada processo é caracterizado por um Fornecedor, por uma Entrada, por um Processo, por uma Saída, e por um Cliente.
FORNECEDOR > Entrada > Função de Transformação> Saída CLIENTES
(insumo) (processos) (produto)
Atributos > Fornecedor Supplier
Entrada Input
Processo Process
Saída Output
Cliente Customer
Exemplo do Modelo SIPOC
n O responsável por Contas a Pagar pode descrever o que faz da seguinte maneira:
¨ Bem, o pessoal da obra envia as faturas, dai eu entro no computador. Ai, eu imprimo os cheques e os envio para as lojas fornecedoras donas das faturas que vencem naquela semana.
¨ Assim o responsável por Contas a Pagar descreveu o modelo ‘SIPOC’ como:
n S = Pessoal da Obra
n I = Faturas
n P = Contas a Pagar
n O = Cheques
n C = Lojas de Material de Construção
Hierarquia do Processo
Processos
Subprocessos
Atividades
Tarefas
Elementos que compõem o Processo
n Sub-processos:
¨ É um conjunto de atividades correlacionadas, que executa uma parte específica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do trabalho realizado por todas as atividades que o compõem.
n Atividades:
¨ É o conjunto de procedimentos que deve ser executado a fim produzir um determinado resultado.
¨ Unidade de trabalho executada por um único responsável, que tem condições determinadas de início e fim.
¨ Todo processo é composto de várias atividades que embora sejam igualmente importantes têm papéis e responsabilidades diferenciados dentro do processo.
n Atividades Primárias:
¨ São as que têm participação direta na criação do bem ou serviço que é objeto do processo.
¨ Pertencem aos seguintes processos:
n Logística interna
n Operações
n Logística externa
n Atividades Secundárias
¨ São todas aquelas que não estão diretamente envolvidas com a criação do bem ou serviço que a organização vende.
¨ Podem ser divididas em:
n Vendas
n Infra-estrutura
n Recursos Humanos
n Tecnologia
n Compras
n Qualidade
n Atividades Latentes
¨ São o conjunto de várias especialidades, executadas em uma única operação com a finalidade de resolver problemas. As atividades transversais compõem processos de negócio transversais.
n Por exemplo: processo de recall
n Tarefas:
¨ São o detalhamento de cada procedimento.
n Atividade: Contas a receber
n Procedimento: a atividades contas a receber tem por função principal criar, manter e operar as tarefas que garantam o recebimento de todos os títulos devidos à empresa.
n Tarefas:
n O funcionário deverá entrar todos os dias, logo pela manhã, em cada um dos sistemas dos bancos contratados e verificar:
n Título que foram pagos até o dia anterior;
n Título devidos há D+7 (vencidos há mais de 7 dias)
n Títulos vencidos há D+30 (vencidos há mais de 30 dias ) para dar baixa e colocá-los na carteira.
n Conferir as contas de crédito da empresa para verificar os saldos.
n Regras de Negócio:
¨ Servem para orientar a execução de uma ou várias tarefas.
¨ As regras de negócio são extraídas das políticas da empresa e dos procedimentos e normas para garantir a correta execução da tarefa.
¨ Ex.
n Tarefa: Emitir carta de cobrança para os títulos que estejam vencidos D+7 dias.
n Regra de Negócio: O título deverá ser cobrado com multa de 2%, acrescida de juros de 1% ao dia, mas correção monetária.
n Tempo de Ciclo:
¨ É o tempo decorrido desde que uma ocorrência chega ao processo, atividade, evento, até que ela saia do processo, atividades, evento já executada.
¨ O tempo de ciclo é composto dos tempos de processamento e da diferença entre os dois, o tempo de retardo ou espera.
n Tempo de Processamento:
¨ É o tempo efetivamente gasto por uma pessoa trabalhando nos insumos de uma atividade.
n Tempo de Atraso:
¨ Chamado também de tempo de espera, é a diferença entre o tempo de processamento e o tempo de ciclo de uma ocorrência dentro de uma atividade.
n Tempo de Ciclo:
¨ Pode variar em função da natureza, objetivo, meio de execução entre outros fatores do processo, atividade, evento.
n Atividade: Contas a Receber
n Tempo de ciclo 20 dias úteis
n Tempo decorrido desde que um título chega ao Contas a Receber até que o cliente o quite.
n Atividade: Atendimento a Clientes
n Tempo de ciclo 5 minutos
n Tempo de corrido entre o primeiro contato com o cliente até o encerramento da ligação.
n Rotas:
¨ Caminhos físicos e/ou lógicos que têm por objetivo conduzir, dentro do processo de negócio, dados, informações, insumos, subprodutos e produtos.
¨ Tipos de rotas:
n Rotas lineares
n Rotas paralelas
n Rotas condicionais
n Rotas críticas
Características básicas de um processo
n Fluxo de Valor: transformação de entradas e saídas, com a utilização de recursos da empresa, com a esperada agregação de valor.
n Eficácia: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer.
n Eficiência: grau de aproveitamento dos recursos para gerar uma saída. Ser eficiente é fazer o que o cliente quer da melhor forma para a empresa (otimizando o processo).
n Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar uma entrada numa saída. Deseja-se que o tempo de ciclo seja o menor possível
n Custo: recursos despendidos no processo.
n O conhecimento destas características é importante para:
n Identificar as áreas com oportunidades de melhoria;
n Fornecer o conjunto de dados para a tomada de decisão;
n Fornecer a base para definir metas de aperfeiçoamento e avaliar os resultados.
O que é BPM?
n É mais do que um software
n É mais do que uma melhoria ou reengenharia de processos, abrange itens de gestão.
n É mais do que modelagem de processos, é implantação e execução de processos.
n BPM é uma metodologia de Gestão focada na melhoria do desempenho corporativo através do monitoramento e controle dos processos do negócio
n Processos de negócio nunca terminam; estão sempre mudando e evoluindo;
n Onde um processo termina; outro necessariamente inicia;
n Tão importante quanto integrar os processos internos; é controlar processo entre múltiplas organizações
Gestão de Processos de Negócio
Estratégia
Gestão Tática
Gestão Operacional
Processos
Fatores Críticos de Sucesso em implantação de BPM
n Apoio da alta direção.
n Alinhamento das iniciativas do BPM á estratégia da organização.
n Gerente de BPM com experiência e competências necessárias.
n Arquitetura de Processos
n Uma metodologia para a implementação de BPM
Fatores Críticos de Sucesso em implantação de BPM
n Estratégia para tratar a gestão de mudanças.
n Capacitação de pessoas envolvidas.
n Percepção de que nenhum processo é estático.
n Ter um desempenho sustentável, com trabalho continuado e sem paradas que caracterizem o trabalho com sendo pontual e eventual.
n Mostrar os benefícios esperados
BPM – Condições Necessárias
Definição dos processos
Envolvimento das pessoas (BPM)
Infra-estrutura existente
Benefícios do BPM
n Ampliação da Satisfação de Clientes Internos e Externos
n Redução do tempo de execução - Melhoria da Velocidade no Negócio.
n Oportunidade de otimização e evolução dos processos
n Maior flexibilidade para alteração de fluxos de Processos e Regras de Negócio
n Redução de custos através da integração de aplicações
n MELHOR QUALIDADE
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