sexta-feira, 25 de novembro de 2011

BPM- Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio)

Sumário
  1. Motivação para a Gestão de Processos de Negócio 
  2.  Definição de Processos de Negócio
  3.  Elementos dos Processos
  4.  Características dos Processos
  5. O que é BPM
  6.  Fatores Críticos de Sucesso para implantar BPM
  7.  Benefícios esperados do BPM

Para que serve a Gestão de Processos de Negócios-BPM


Mercado Globalizado > Competitividade da empresa Capacidade de resposta a mudanças = Redução de custo, Redução de tempo de acesso no mercado,Redução de desperdícios ,Aumento da rentabilidade....


Razões de Interesse pelo BPM
n  A evolução das estruturas de mercado resultante da globalização.
n  Controle da complexidade em grandes corporações e em cadeias de suprimento.
n  Responsabilidade Social e Governança Corporativa.
n  A evolução das TI’s como fator de difusão do BPM.
O problema das organizações na Gestão do seu conhecimento
Como funciona a organização e como posso fazê-la funcionar melhor?
Que sistemas desenvolver/contratar e para que?
Gostaria de automatizar o controle dos meus processos mas não sei por onde começar.
O que são processos de negócios
Uma série de passos repetitíveis  adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.”
DNA da Corporação”
                                       Processos Genéricos    e  Processos únicos /específicos
Porque processos de negócios ?
n  Processos de Negócios são aqueles voltados para a realização de operações com clientes, parceiros e fornecedores.
n  Devem ser executados de forma bem objetiva e clara, seguindo as regras de negócio da organização.
n  Devem ser compreendidos e adotados por todos que lidam com os negócios da corporação.
Importância dos Processos de Negócio
n  Lider - Sob processos que apresentam problemas, o líder não tem veículos para implementar sua visão.
n  Equipe - Processos ruins irão alijar as pessoas da sua máxima contribuição e acabarão por fazê-los ir embora para trabalhar em outras empresas.
n  Cliente - A cultura da empresa  não vai compensar processos ineficazes ou ineficientes.
n  Sistemas ERP’s - Sistemas serão tão bons e efetivos quanto os processos de negócio aos quais eles dão suporte.
n  Boa Estrutura Organizacional- O trabalho não é executado pela estrutura e sim pelos processos que fluem através dela.


Visão Sistêmica da Organização e os Processos
Processo e a Estrutura Organizacional
ATRAVÉS DAS FUNÇÕES
OTIMIZAÇÃO FUNCIONAL
          OTIMIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO COMO UM TODO

          NÃO MOSTRA COMO O VALOR É AGREGADO
           FUNÇÕES MAIS IMPORTANTES QUE CLIENTES
           RESPONSABILIDADES SE PERDEM NAS INTERFACES


A abordagem de Processo cruza as funções para focalizar o cliente - O “Ótimo” de um sistema é diferente as soma dos “ótimos” das partes que o compõem, vistas isoladamente. (Clientes)
A Visão por Processos nas Organizações
                                                                Organização
        Marketing       Compras        Armazenamento       Vendas         Distrubuição
     Desenvolvimento de Produtos    
      Geração e processamento de pedidos.........................
      Atendimento aos clientes e fornecedores.............................................................................................
n  Foco no cliente, produto e fluxo de trabalho;
n  Permite ver a forma como o trabalho realmente é feito por processos que cortam as fronteiras organizacionais;
n  Mostrar os relacionamentos internos entre cliente fornecedor, por meio dos quais são produzidos produtos e serviços.
Benefícios da Gestão por Processos
n  Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior autonomia e compartilhamento de responsabilidade;
n  Sistema gerencial descentralizado estimulando a cooperação e comunicação direta;
n  Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados pelos resultados da equipe (fim do individualismo);
n  As decisões são baseadas nas necessidades dos clientes;
Quebra do paradigma da visão por função, passando para a visão do todo.
Nota: GESTÃO POR PROCESSOS É UMA MUDANÇA CULTURAL ....

Processo de Negócio
Cada processo é caracterizado por um Fornecedor, por uma Entrada, por um Processo, por uma Saída, e por um Cliente.
FORNECEDOR  > Entrada   > Função de Transformação> Saída     CLIENTES
                            (insumo)                   (processos)             (produto)
Atributos > Fornecedor      Supplier
                    Entrada         Input
                  Processo        Process
               Saída               Output
             Cliente             Customer
 Exemplo do Modelo SIPOC
n  O responsável por Contas a Pagar pode descrever o que faz da seguinte maneira:
¨  Bem, o pessoal da obra envia as faturas, dai eu entro no computador. Ai, eu imprimo os cheques e os envio para as lojas fornecedoras donas das faturas que vencem naquela semana.
¨  Assim o responsável por Contas a Pagar descreveu o modelo ‘SIPOC’ como:
n  S = Pessoal da Obra
n  I = Faturas
n  P = Contas a Pagar
n  O = Cheques
n  C = Lojas de Material de Construção
Hierarquia do Processo
Processos
                  Subprocessos
                                          Atividades        
                                                               Tarefas
Elementos que compõem o Processo
n  Sub-processos:
¨  É um conjunto de atividades correlacionadas, que executa uma parte específica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do trabalho realizado por todas as atividades que o compõem.
n  Atividades:
¨  É o conjunto de procedimentos que deve ser executado a fim produzir um determinado resultado.
¨  Unidade de trabalho executada por um único responsável, que tem condições determinadas de início e fim.
¨  Todo processo é composto de várias atividades que embora sejam igualmente importantes têm papéis e responsabilidades diferenciados dentro do processo.
n  Atividades Primárias:
¨  São as que têm participação direta na criação do bem ou serviço que é objeto do processo.
¨  Pertencem aos seguintes processos:
n  Logística interna
n  Operações
n Logística externa

n  Atividades Secundárias
¨  São todas aquelas que não estão diretamente envolvidas com a  criação do bem ou serviço que a organização vende.
¨  Podem ser divididas em:
n  Vendas
n  Infra-estrutura
n  Recursos Humanos
n  Tecnologia
n  Compras
n  Qualidade
n  Atividades Latentes
¨  São o conjunto de várias especialidades, executadas em uma única operação com a finalidade de resolver problemas. As atividades transversais compõem processos de negócio transversais.
n  Por exemplo: processo de recall
n  Tarefas:
¨  São o detalhamento de cada procedimento.
n  Atividade: Contas a receber
n  Procedimento: a atividades contas a receber tem por função  principal criar, manter e operar as tarefas que garantam o recebimento de todos os títulos devidos à empresa.
n  Tarefas:
n  O funcionário deverá entrar todos os dias, logo pela manhã, em cada um dos sistemas dos bancos contratados e verificar:
n  Título que foram pagos até o dia anterior;
n  Título devidos há D+7 (vencidos há mais de 7 dias)
n  Títulos vencidos há D+30 (vencidos há mais de 30 dias ) para dar baixa e colocá-los na carteira.
n  Conferir as contas de crédito da empresa para verificar os saldos.
n  Regras de Negócio:
¨  Servem para orientar a execução de uma ou várias tarefas.
¨  As regras de negócio são extraídas das políticas da empresa e dos procedimentos e normas para garantir a correta execução da tarefa.
¨  Ex.
n  Tarefa: Emitir carta de cobrança para os títulos que estejam vencidos D+7 dias.
n  Regra de Negócio: O título deverá ser cobrado com multa de 2%, acrescida de juros de 1% ao dia, mas correção monetária.
n  Tempo de Ciclo:
¨  É o tempo decorrido desde que uma ocorrência chega ao processo, atividade, evento, até que ela saia do processo, atividades, evento já executada.
¨  O tempo de ciclo é composto dos tempos de processamento e da diferença entre os dois, o tempo de retardo ou espera.
n  Tempo de Processamento:
¨  É o tempo efetivamente gasto por uma pessoa trabalhando nos insumos de uma atividade.
n  Tempo de Atraso:
¨  Chamado também de tempo de espera, é a diferença entre o tempo de processamento e o tempo de ciclo de uma ocorrência dentro de uma atividade.
n  Tempo de Ciclo:
¨  Pode variar em função da natureza, objetivo, meio de execução entre outros fatores do processo, atividade, evento.
n  Atividade: Contas a Receber
n  Tempo de ciclo 20 dias úteis
n  Tempo decorrido desde que um título chega ao Contas a Receber até que o cliente o quite.
n  Atividade: Atendimento a Clientes
n  Tempo de ciclo 5 minutos
n  Tempo de corrido entre o primeiro contato com o cliente até o encerramento da ligação.
n  Rotas:
¨  Caminhos físicos e/ou lógicos que têm por objetivo conduzir, dentro do processo de negócio, dados, informações, insumos, subprodutos e produtos.
¨  Tipos de rotas:
n  Rotas lineares
n  Rotas paralelas
n  Rotas condicionais
n  Rotas críticas
Características básicas de um processo
n  Fluxo de Valor: transformação de entradas e saídas, com a utilização de recursos da empresa, com a esperada agregação de valor.
n  Eficácia: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer.
n  Eficiência: grau de aproveitamento dos recursos para gerar uma saída. Ser eficiente é fazer o que o cliente quer da melhor forma para a empresa (otimizando o processo).
n  Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar uma entrada numa saída. Deseja-se que o tempo de ciclo seja o menor possível
n  Custo: recursos despendidos no processo.
n  O conhecimento destas características é importante para:
n  Identificar as áreas com oportunidades de melhoria;
n  Fornecer o conjunto de dados para a tomada de decisão;
n  Fornecer a base para definir metas de aperfeiçoamento e avaliar os resultados.
O que é BPM?
n  É mais do que um software
n  É mais do que uma melhoria ou reengenharia de processos, abrange itens de gestão.
n  É mais do que modelagem de processos, é implantação e execução de processos.
n  BPM é uma metodologia de Gestão focada na melhoria do desempenho corporativo através do monitoramento e controle dos processos do negócio
n  Processos de negócio nunca terminam; estão sempre mudando e evoluindo;
n  Onde um processo termina; outro necessariamente inicia;
n  Tão importante quanto integrar os processos internos; é controlar processo entre múltiplas organizações
Gestão de Processos de Negócio
Estratégia
Gestão Tática
Gestão Operacional
Processos
Fatores Críticos de Sucesso em implantação de BPM
n  Apoio da alta direção.
n  Alinhamento das iniciativas do BPM á estratégia da organização.
n  Gerente de BPM com experiência e competências necessárias.
n  Arquitetura de Processos
n  Uma metodologia para a implementação de BPM
Fatores Críticos de Sucesso em implantação de BPM
n  Estratégia para tratar a gestão de mudanças.
n  Capacitação de pessoas envolvidas.
n  Percepção de que nenhum processo é estático.
n  Ter um desempenho sustentável, com trabalho continuado e sem paradas que caracterizem o trabalho com sendo pontual e eventual.
n  Mostrar os benefícios esperados
BPM – Condições Necessárias
Definição dos processos
Envolvimento das pessoas        (BPM)
 Infra-estrutura existente

Benefícios do BPM
n  Ampliação da Satisfação de Clientes Internos e Externos
n  Redução do tempo de execução - Melhoria da Velocidade no Negócio.
n  Oportunidade de otimização e evolução dos processos
n  Maior flexibilidade para alteração de fluxos de Processos e Regras de Negócio
n  Redução de custos através da integração de aplicações
n  MELHOR QUALIDADE





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