Empresas são verdadeiros Quebra Cabeças

Empresas são verdadeiros Quebra Cabeças - Parte2

Estrutura de Processos

Em busca pela melhoria na estrutura organizacional as organizações passaram a rever suas atividades em busca de formas mais abrangentes, nas quais essas atividades passem a ser analisadas não em termos de funções, áreas ou produtos, mas de todo os processos de trabalho. Assim, as empresas modernas estão abandonando a antiga estrutura por funções (ou tradicional) e aderindo a estrutura por processos, organizando seus recursos e fluxos ao longo de seus processos organizacionais. Antigamente as empresas tinham uma visão departamental e hoje estão buscando ter uma visão geral ou macro, em que todas as áreas estão interligadas e que uma conseqüentemente interfere na outra....
Segundo Davenport, a estrutura por processo pode ser distinguida das versões mais hierárquicas e verticais da estrutura organizacional, pois enquanto a segunda é tipicamente uma visão fragmentária e estanque das responsabilidades e das relações de subordinação, a primeira é uma visão dinâmica da forma pela qual a organização produz valor. Ainda segundo o autor, a abordagem de processo das atividades implica uma ênfase relativamente forte sobre a melhoria da forma pela qual o trabalho é feito, em contraste com um enfoque nos produtos ou serviços oferecidos ao cliente.
Na abordagem (ou estrutura) por processos, o foco passa a ser a adoção do ponto de vista do cliente, uma vez que os processos são organizados para produzir e oferecer valor aos seus clientes. O conhecimento dos processos de trabalho permite que a organização promova melhorias e mudanças em níveis mais significativos, porém, dificilmente uma organização implantará uma abordagem por processos em curto período de tempo, haja vista que para implementar adequadamente esta abordagem, exigirá mudanças não apenas cultural, mas também na estrutura de poder e de controle organizacionais, na necessidade de adquirir novos conhecimentos e reciclá-los continuamente, nas relações de negociação e subordinação e nas práticas administrativas.

Não é fácil implantar uma estrutura por gestão de processos, a mudança cultural de uma estrutura funcional para uma estrutura por processos. Uma organização que tenha interesse em focar em processos deve estar preparada para os problemas com estruturas de matrizes, inclusive a difusão da responsabilidade, relações hierárquicas pouco claras e gasto excessivo de tempo na coordenação de atividades e reuniões .

Algumas ações fundamentais que devem ser consideradas para o sucesso na estruturação por processos:

- atribuir a responsabilidade pelo andamento de cada processo essencial a um process owner;

- minimizar os deslocamentos de pessoas e as transferências de material, organizando as atividades ao longo de processos, e não por funções;

- maximizar o agrupamento das atividades, empregando equipes multifuncionais e pessoal polivalente;

- diminuir o gasto de energia por meio de atividades como, por exemplo, reunir as partes da empresa em um menor número de locais ou empregar maciçamente os recursos de tecnologia de informação para reduzir o transporte, a armazenagem e o deslocamento dos recursos e materiais empregados nos processos essenciais.

Quando uma organização realmente “emplaca” a abordagem por processos, há uma boa possibilidade de criar um ambiente favorável ao progresso sustentado, combinado e potencializado pela satisfação das pessoas que nela trabalham. Começa a gerar um círculo virtuoso, visto que o trabalho é absorvente, engrandece, e dignifica as pessoas e as deixa mais felizes, e estas pessoas, por estarem felizes no trabalho, naturalmente se motivam para introduzir novas e melhores formas de executar os processos, logicamente, de forma controlada.

Conforme define a norma ISO 9000:2000, a vantagem da abordagem por processo é o controle contínuo que ela permite sobre a ligação entre os processos individuais dentro do sistema de processos, bem como sua combinação e interação. Assim, o fundamento do enfoque por processos está em enxergar a organização de forma horizontal, ou seja, independente dos setores ou funções envolvidas na realização de uma atividade (seja ela operacional, tática ou estratégica), esta deve ser analisada e gerenciada de forma linear, desde o seu início até o seu término. Esta é a chamada lógica horizontal, ou seja, o processo “atravessa” vários setores e deve ser descrito dessa forma.

A ênfase nos processos, entretanto, exige um enfoque mais acentuado na maneira como a atividade é realizada na organização, em contraste com a visão relacionada ao produto ou serviço em si, que se centra no que é o produto ou serviço. O destaque é para a eficiência do processo, ou seja, como a atividade é realizada ao longo de todas as etapas, não somente o resultado do produto ou serviço final, que pode ter sido oneroso para a organização em vários aspectos.

Desta forma, a proposta e/ou tendência de uma abordagem estrutural por processos não trata de um puro e simples abandono, tampouco uma mudança radical, da estrutura organizacional existentes e sim, de aproveitar a oportunidade de conhecer e melhorar os processos de trabalho como um todo para que haja uma melhor compatibilidade com uma estrutura organizacional decididamente mais apropriada, tal que promova o melhor desempenho da organização.